belastinginspecteur

Er zijn verschillende soorten wettelijke administratieplichten. Allereerst is er de fiscale administratieplicht, die opgenomen is in de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR). De fiscale administratieplicht geldt voor iedere ondernemer, ongeacht de ondernemingsvorm. Daarnaast is er de administratieplicht voor het bestuur van rechtspersonen, zoals de BV en NV.

Civiele administratieplicht (voor rechtspersonen)

Civielrechtelijk speelt de administratieplicht een zeer belangrijke rol, zoals in het geval van aansprakelijkheid van het bestuur van een rechtspersoon, bijvoorbeeld bij faillissement. In het geval van behoorlijk bestuur zijn bestuurders van rechtspersonen niet persoonlijk aansprakelijk voor een eventueel boedeltekort (de resterende schuld). Dat sprake is van behoorlijk bestuur dient aangetoond te worden aan de hand van de gevoerde administratie. Indien een bestuurder niet heeft voldaan aan zijn verplichtingen, wordt vermoed dat dit een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Immers, een bestuurder die niet steeds op de hoogte is van de actuele vermogenstoestand is ook niet op de hoogte van eventueel onzekerheid omtrent de continuïteit.

Het is de taak van de door de rechtbank aangestelde curator om onderzoek te doen naar de betrouwbaarheid van de administratie. Op grond van zijn bevindingen oordeelt de rechtbank of de administratieplicht geschonden is, in welke mate sprake is van onbehoorlijk bestuur en in hoeverre dit in verband staat met het faillissement. Als geoordeeld wordt dat het faillissement het gevolg is van onbehoorlijk bestuur (al dan niet door het schenden van de administratieplicht), dan kunnen de daarbij betrokken bestuursleden persoonlijk hoofdelijk (ieder voor het geheel) aansprakelijk gesteld worden voor het eventuele boedeltekort.

Fiscale administratieplicht

Het belang van de fiscale administratieplicht ligt voor de hand: de belastinginspecteur moet kunnen controleren of voldoende belasting wordt geheven. Bestuurders van rechtspersonen hebben altijd fiscale administratieplicht. Voor natuurlijke personen, zoals een eenmanszaak of een maatschap dient onderscheid gemaakt te worden tussen administratieplicht voor de omzetbelasting (btw) en de inkomstenbelasting.

Natuurlijke personen die minder dan € 1.345 aan btw per jaar moeten betalen kunnen voor de btw verzoeken om ontheffing van bepaalde administratieve verplichtingen. Deze ontheffing betekent uitsluitend dat de ondernemer geen facturen hoeft te versturen en dat geen btw-aangiften ingediend hoeven worden. Deze ontheffing vervalt op het moment dat meer btw verschuldigd wordt in een jaar of als de ondernemer een factuur uitreikt met btw.

Om als ondernemer voor de inkomstenbelasting (niet-rechtspersonen) te kwalificeren, dient aan verschillende criteria voldaan te worden. Doorslaggevend is vaak het urencriterium van 1.225 uren per jaar. Als voldaan wordt aan de criteria, dan kan de ondernemer gebruik maken van verschillende faciliteiten zoals de zelfstandigenaftrek en de mkb-winstvrijstelling. De administratie is derhalve ook van belang om aan te kunnen tonen dat het recht op deze faciliteiten in dat jaar bestond. Opgemerkt dient te worden dat er een groot grijs gebied is als het gaat om het bepalen van ondernemerschap in deze zin. Aan te bevelen is om bij twijfel toch een (beperkte) administratie te voeren.

De administratie

Administratieplichtigen dienen alle gegevensdragers, zoals inkoop- en verkoopfacturen, bankafschriften en kasbladen, op dusdanige wijze te bewaren dat een belastingcontrole binnen redelijke termijn mogelijk is. Deze termijn wordt door belastinginspecteur bepaald, doch dat zijn meestal enkele weken. Welke gegevensdragers hiertoe behoren is afhankelijk van de aard en omvang van de onderneming. Het gaat om alle gegevensdragers die mogelijk van belang zouden kunnen zijn voor belastingheffing. Zo gaat het niet alleen om de in- en verkoopfacturen, maar ook om bijvoorbeeld: agenda’s, tussentijdse controleberekeningen en andere correspondentie. Voor de meeste van deze gegevensdragers geldt een bewaartermijn van zeven jaren, ook wel de bewaarplicht genoemd.

Sancties

Het belang van de administratieplicht blijkt met name uit de sanctiebepalingen die opgenomen zijn in de AWR. Zo zijn er sancties voor het niet voldoen aan de tot de administratieplicht behorende verplichtingen, zoals:

• het op juiste en volledige wijze verstrekken van inlichtingen, gegevens en aanwijzingen aan de belastinginspecteur;
• het aan de belastinginspecteur voor raadpleging beschikbaar stellen van (onvervalste) boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing;
• het voeren en bewaren van de administratie conform de wettelijk gestelde eisen;
• het bewaren van boeken, bescheiden of andere gegevensdragers (bewaarplicht);
• het zodanig inrichten van de administratie en bewaren van de gegevensdragers dat controle door de belastinginspecteur binnen redelijke termijn mogelijk is;
• het verlenen van medewerking aan de belastinginspecteur voor de verschaffing van het benodigde inzicht in de opzet en werking van de administratie.

Tip: het is voor iedere ondernemer aan te bevelen om een administratie te voeren. De administratie bied de ondernemer inzicht en stelt hem of haar op die manier in de gelegenheid om in te spelen op de ontwikkelingen en de activiteiten zo nodig bij te stellen. Wij adviseren en helpen u graag bij het opzetten van uw administratie, zodat deze voldoet aan zowel uw specifieke wensen als de voor uw onderneming geldende eisen en wetten.