Automatisch boekhouden

Besteed u uw tijd ook liever aan het drijven van uw onderneming? Met automatisch boekhouden bent u niet alleen veel minder tijd kwijt aan uw boekhouding. Het is ook nog eens up-to-date èn biedt u veel meer inzicht in uw financiële situatie. Als innovatief administratiekantoor en belastingadviseur bieden wij dit graag aan. Benieuwd hoe dit werkt en wat de mogelijkheden zijn? Lees dan verder.

Overstappen naar automatisch boekhouden

Er zijn vele redenen denkbaar om de overstap naar automatisch boekhouden niet te maken of uit te stellen. U heb bijvoorbeeld al een boekhoudsysteem en en administratiekantoor en dit werkt prima voor u, waarom zou u dit veranderen? U bent niet handig met software en vreest dat u er niet mee om kunt gaan. Of u denkt dat het veel werk zal zijn en veel van uw tijd zal kosten. Lees in deze gevallen vooral verder. Wij leggen graag uit hoe overstappen in zijn werk gaat.

Stap 1: Startpunt bepalen

Als u al een boekhouding voert, dan is het belangrijk een goed startpunt te kiezen. Het kan de voorkeur genieten om een boekjaar eerst af te ronden alvorens over te stappen. Voor veel nieuwe klanten hebben wij de administratie kosteloos met terugwerkende kracht verwerkt. Dat is onze gratis overstapservice. Automatisch boekhouden draait om inzicht. Daarom verwerken wij ook de cijfers van voorgaande jaren, zodat de vergelijkende cijfers direct beschikbaar zijn.

Stap 2: Werkwijze kiezen

De administratie zal op de een of andere manier in de administratie terecht moeten komen. Veel leveranciers kiezen er tegenwoordig al voor om digitaal te factureren. Voor de niet-digitale documenten zal een werkwijze gekozen moeten worden. Hiervoor zijn veel verschillende mogelijkheden, zoals: scannen, fotograferen en via de mobiele app. Wilt u dit consequent iedere dag doen? Of wellicht eens per week of maand? Die keuze is geheel aan u. Via de software kunt u precies zien wat er aangeleverd moet worden. Als administratiekantoor kijken wij op de achtergrond mee en zorgen we er samen met u voor dat de administratie compleet blijft.

Stap 3: Opstarten

Een belangrijke stap om te nemen is het eenmalig koppelen van de bank. Dat houdt in dat de transacties iedere dag automatisch worden opgehaald via een beveiligde verbinding. Heeft u verder nog wensen? Wilt u bijvoorbeeld factureren via de software? Dan zijn er nog extra stappen te nemen, zoals het maken van een template. Als administratiekantoor weten wij wat hierbij komt kijken. Wij ondersteunen hierbij en bij alles waar dat nodig is.

Stap 4: Ondernemen met inzicht

De administratie is ingericht en in bedrijf. Het grote voordeel van automatisch boekhouden is het behouden van inzicht. Sommige ondernemers willen elke dag zien hoe de onderneming ervoor staat, de ander vindt maandelijks of per kwartaal voldoende. Daar bent u uiteraard vrij in. U kunt de administratie op elk gewenst moment inzien, zowel via een computer, tablet of smartphone. De app is beschikbaar voor zowel Android als iPhone. Automatisch boekhouden houdt in dat de administratie steeds meer geautomatiseerd wordt. Onder andere door het invoeren van herkenningsregels. De bedoeling is dat op den duur het grootste deel van de facturen automatisch verwerkt worden. Hier zorgen wij als administratiekantoor voor. Wij zijn er als administratiekantoor en belastingadviseur om te ondersteunen en te adviseren waar nodig en gewenst.

Mogelijkheden

Gemakkelijk aanleveren

Er zijn vele mogelijkheden om de administratie aan te leveren bij automatisch boekhouden. Het kan zowel digitaal als op papier. Wilt u de administratie digitaal aanleveren? Dat kan door middel van uploaden, e-mailen, Dropbox, Google Drive en een mobiele app.
Levert u de administratie liever aan op papier? Maar wilt u wel de voordelen van automatisch boekhouden? Dan scannen wij deze voor u in en uploaden deze naar uw administratie. Dat doen we op een efficiënte manier!
De bankmutaties kunnen worden aangeleverd door middel van een bankkoppeling. Als dat niet kan, dan in MT940-formaat. Uiteraard helpen wij u hier desgewenst bij.

Financieel dasboard

Het financieel dashboard geeft een overzicht van de financiële administratie. Deze kunt u geheel naar eigen wens indelen. Zo kunt u alles in een oogopslag zien. Denk bijvoorbeeld aan het de winst. U kunt makkelijk zien hoe de winst is opgebouwd. Ook kunt u zien welke verkoopfacturen en inkoopfacturen nog open staan. Het voordeel van automatisch boekhouden? Geüploade facturen worden vaak automatisch verwerkt! Zo ziet u direct welk resultaat de geüploade factuur geeft, ook in de aangifte omzetbelasting!

Modules en koppelingen

Naast de standaard functies kunt u gebruik maken van de vele aanvullende modules en koppelingen. De meeste boekhoudpakketten beschikken over een facturatiemodule en een bankkoppeling. Sommige boekhoudpakketten bieden meer. Denk bijvoorbeeld aan: webshopkoppelingen, projectadministratie en urenregistratie. Bij automatisch boekhouden gaat dus niet enkel om de financiële administratie!

Facturatie

Steeds meer bedrijven factureren digitaal. Als de boekhouding digitaal is, is het ook handig als factureren volledig digitaal gaat. Sommige boekhoudpakketten bevatten een facturatiemodule. Hiermee factureer je niet alleen digitaal en eenvoudig, maar wordt het ook nog automatisch verwerkt in je financiële administratie. Vaak is het ook mogelijk om automatisch herinneringen en aanmaningen naar je klanten te verzenden. Uiteraard alles in je eigen huisstijl.

Betalingen

Ook betalingen kunnen worden geautomatiseerd. Uiteraard wil je dit volledig in eigen hand houden. Dat doe je door facturen en andere documenten, zoals loonstroken of belastingaanslagen, in het boekhoudpakket te verwerken. Zo krijg je een compleet overzicht van wat nog betaald moet worden en de betaaltermijn. De facturen die je wilt betalen verzamel je eenvoudig in een SEPA-bestand. Dit SEPA-bestand lever je aan bij de bank. De bank voert de betalingen uit op de (verschillende) aangegeven data.

Incasso

Bied jij je klanten de mogelijkheid om per automatische incasso te betalen? Ook dit kunnen veel boekhoudpakketten. Het enige dat je moet doen, is je klant een overeenkomst te laten tekenen. Deze overeenkomt kun je zelf maken, maar kan ook vanuit het boekhoudpakket opgesteld worden. De facturen die je selecteert kun je in één bestand bij de bank aanleveren. Zo kun je meerdere incasso's tegelijk uitvoeren.

Webshop

Heb je een webshop? Veel webshop software koppelen met boekhoudpakketten. Denk bijvoorbeeld aan WooCommerce, Mijnwebwinkel, Magento en Bol.com. Zo kunnen volledig automatisch facturen worden aangemaakt en verwerkt in de boekhoudsoftware. Ook dit gebeurt automatisch met automatisch boekhouden!