Iedere ondernemer moet aangifte doen voor de omzetbelasting (btw). Als je zonnepanelen hebt en je levert stroom aan de leverancier, dan ben je ook ondernemer voor de btw. De omzetbelasting is één van de meest complexe belastingsoorten. Zo zijn er veel bijzondere regelingen en specifieke wetgeving. Welke regelingen en wetten van toepassing zijn is onder andere afhankelijk van de omvang en het type onderneming. Voor de btw moet een goede administratie bijgehouden worden.

Wie moet aangifte doen

Nadat een onderneming ingeschreven is bij de Kamer van Koophandel wordt beoordeeld of deze belastingplichtig is voor de omzetbelasting. Als geoordeeld wordt dat het om een belastingplichtige onderneming, dan ontvangt de belastingplichtige een uitnodiging tot het doen van aangifte omzetbelasting. Iedere ondernemer die zelfstandig een beroep of bedrijf uitoefent is in principe belastingplichtig voor de omzetbelasting. Soms heeft een onderneming uitsluitend vrijgestelde omzet, daarover hoeft geen btw betaald te worden. De ondernemer hoeft dan geen btw-aangifte te doen, tenzij zich een specifieke situatie voordoet. Dan moet een incidentele btw-aangifte ingediend worden.

Wanneer moet aangifte gedaan worden

Iedere ondernemer ontvangt na inschrijving bij de Kamer van Koophandel een brief van de Belastingdienst waarin staat voor welke belastingsoorten aangifte gedaan moet worden en wanneer. De meeste ondernemers beginnen met kwartaalaangifte. De andere mogelijkheden zijn: incidenteel, per maand en per jaar.

Incidenteel

Ondernemers die uitsluitend vrijgestelde goederen of diensten leveren, gebruik maken van de landbouwregeling, ontheffing hebben van de administratieve verplichtingen en rechtspersonen die geen ondernemer zijn voor de btw en particulieren incidenteel btw-aangifte moeten doen. Lees hier meer over de incidentele btw-aangifte.

Maandaangifte

Een ondernemer kan schriftelijk verzoeken om maandaangifte. Dat kan wenselijk zijn als maandelijks btw terug verwacht wordt. Ook kan de Belastingdienst een ondernemer verplichten om maandaangifte te doen. Dat kan gebeuren als: per kwartaal meer dan € 15.000 aan btw betaald moet worden en als de aangifte of betaling een of meerdere keren niet tijdig wordt ontvangen door de Belastingdienst. Een maandaangifte omzetbelasting wordt ingediend en betaald voor het einde van de maand, volgend op de maand van de aangifteperiode. Oftewel: de aangifte over januari moet in februari ingediend en betaald zijn.

Kwartaalaangifte

Een ondernemer moet in eerste instantie kwartaalaangifte doen. Het kan voorkomen dat een ondernemer verplicht wordt om maandaangifte te doen (zie maandaangifte). Hierover ontvangt de belastingplichtige een brief van de Belastingdienst. Een kwartaalaangifte omzetbelasting wordt ingediend en betaald voor het einde van de maand, volgend op de laatste maand van de aangifteperiode. Oftewel: de aangifte over het eerste kwartaal (januari tot en met maart) moet in april ingediend en betaald zijn.

Jaaraangifte

Een ondernemer kan schriftelijk verzoeken om jaaraangifte. De ondernemer moet dan voldoen aan bepaalde voorwaarden, namelijk: het te betalen jaarbedrag aan omzetbelasting is minder dan € 1.883, de ondernemer heeft geen vergunning artikel 23 (bij import buiten EU) en verricht of verwerft minder dan € 10.000 aan intracommunautaire leveringen en diensten. Een jaaraangifte omzetbelasting wordt ingediend en betaald vóór 1 april van het eerstvolgende jaar.

Regelingen & bepalingen

De omzetbelasting kent veel bijzondere regelingen en bepalingen. Sommige gelden voor iedere ondernemer en andere zijn branche-specifiek. Lees hieronder meer over de meest voorkomende.

Kasstelsel & factuurstelsel

Wanneer de btw op de omzet aangegeven moet worden is afhankelijk van het van toepassing zijnde stelsel. Als het factuurstelsel toegepast wordt, dan is dat in de periode van de factuurdatum. Als het kasstelsel toegepast moet worden, dan is dat in de periode van de ontvangstdatum. Als een ondernemer voornamelijk goederen en diensten levert aan particulieren, dan dient het kasstelsel toegepast te worden. Voor bepaalde typen ondernemers geldt het kasstelsel altijd, lees hier welke dat zijn. Als voornamelijk geleverd wordt aan ondernemers of verenigingen en stichtingen, dan moet het factuurstelsel toegepast te worden. De voorbelasting mag altijd aangegeven worden op factuurdatum.

Kleineondernemersregeling

Als in een boekjaar per saldo btw terug ontvangen is, dan is de kleineondernemersregeling niet van toepassing. Als in een boekjaar minder dan € 1.345 betaald hoeft te worden, dan hoeft geen btw betaald te worden. Als meer dan € 1.345, maar minder dan € 1.883 betaald hoeft te worden, dan kan de ondernemer belastingvermindering krijgen. De verleggingsregeling heeft invloed op de kleineondernemersregeling.

Verleggingsregeling

De verleggingsregeling is ingevoerd om administratieve verplichtingen te vereenvoudigen voor ondernemers. Er bestaan verschillende soorten verleggingsregelingen. Het toepassen van de verleggingsregeling betekent dat de btw van een dienst niet betaald wordt door de leverancier, maar door de afnemer. U als leverancier factureert de omzet dan zonder btw, met vermelding van het btw-nummer van de afnemer. Uw klant, de afnemer, geeft deze aan als te betalen btw en trekt deze (normaal gesproken) tegelijkertijd weer af als voorbelasting. Per saldo wordt op deze manier geen btw betaald, zoals zonder de verleggingsregeling ook het geval zou zijn. Als de ondernemer de kleineondernemersregeling toepast, dan moet de naar de afnemer verlegde btw (die niet betaald hoefde te worden) opgeteld worden bij het te betalen bedrag. Andersom moet de naar u als ondernemer verlegde btw niet opgeteld te worden bij het te betalen bedrag.

Beperkingen aftrek voorbelasting

Omzetbelasting (voorbelasting) op leveringen van goederen en diensten die geleverd zijn ter zake van de ondernemer (dus niet aan privé) mogen afgetrokken worden van de verschuldigde omzetbelasting. Hierop zijn echter enkele beperkingen van toepassing. Om te beginnen mag de voorbelasting op goederen en diensten die gebruikt zijn voor vrijgestelde omzet niet afgetrokken worden. Dat kunnen rechtstreeks gerelateerde kosten zijn, maar dat kan ook een percentage zijn. Dus: als 10% van de totale omzet vrijgesteld is, dan mag 10% van de totale voorbelasting niet afgetrokken worden. Daarnaast mag in geen geval de voorbelasting op eten en drinken in de horeca afgetrokken worden. Voor personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken gelden specifieke regels.

Facturatie- & factuureisen

Niet iedere ondernemer is verplicht om een factuur uit te reiken. Daarnaast zijn niet alle ondernemers verplicht om een factuur uit te reiken aan particulieren, maar wel aan ondernemers. Andere ondernemers zijn altijd verplicht een factuur uit te reiken. Lees hier meer over de facturatie-eisen. Facturen moeten bovendien voldoen aan diverse eisen. Lees hier meer over de factuureisen. Als in een aangifte omzetbelasting voorbelasting afgetrokken wordt, dan moet kunnen worden aangetoond waarop dat bedrag gebaseerd is. Dat gebeurd aan de hand van de financiële administratie en de onderliggende documenten. Deze onderliggende documenten moeten ook voldoen aan de factuureisen, waaronder ook de specificatie van de btw.